Im Rahmen der Übernahme durch die Hargreaves Raw Material Services GmbH im Jahr 2019 vollzog DK Recycling & Roheisen eine Reihe an Umstrukturierungen. Eine davon war der Antritt von Michael Harms als neuer Einkaufsleiter im Folgejahr. „Es gab viel zu tun. Gerade in der Beschaffung von Dienstleistungen und Ersatzteilen hatten sich über die Jahrzehnte unkoordinierte, wildgewachsene Prozesse festgefahren“, so Harms. Mangelhaft verzahnte Vorgänge rund um Vergabe, Wareneingang und Bezahlung sorgten für Mehraufwände und Intransparenz. Schnell war klar: „Wir mussten ein neues System auf die Beine stellen, um diesen gordischen Knoten zu lösen.“
Ziel war also, Prozesse zu verschlanken und über den gesamten Einkaufsprozess Transparenz herzustellen. Mit einer Softwarelösung, die alle Schritte im Einkauf automatisch bündelt, spare man nicht nur Zeit: „Auch unlautere Zulieferer, die nach einer Auktion einen Preis verhandeln, oder im Vorfeld für sie vorteilhafte Auswahlkriterien ergattern wollen, kann man effektiv herausfiltern“, sagt Harms. „Statt das Konzept einer Einkaufslösung ad absurdum führen zu lassen, können wir kaufmännische Ehre und marktgerechte Preise bewahren.“
Schnell war auch die Geschäftsführung an Bord, um eine neue Einkaufslösung einzuführen. Geschwindigkeit und Konsequenz waren hierbei entscheidend: „Gerade mit dem Beginn der Corona-Pandemie, als Märkte wegzubrechen und Beschaffungsprozesse an Engpässen zu scheitern drohten, mussten wir schnell handeln, um wirtschaftlich zu bleiben“, so Harms. Nach Erfassen der Needs & Wants aller Stakeholder fiel die Wahl auf die eSourcing Lösung der Newtron GmbH aus Dresden.
Acht Wochen später, am 1. August 2020, ging diese bereits live. „Dass die Einführung so schnell und reibungslos lief, war essenziell. Wir hatten zwei Newtron-Ansprechpartner vor Ort, die uns genau sagen konnten, was wir brauchten – und was nicht.“ Auch die Mitarbeitenden nahmen die verschlankte Online-Lösung dankend an. „Die befürchteten ‚das haben wir schon immer so gemacht‘-Rufe blieben tatsächlich aus“, kommentiert der Einkaufsleiter augenzwinkernd.
Patrick Schmiedehaus, Head of Sales & Marketing bei Newtron, sagt: „Eine Umstrukturierung im Management ist oft ein geeigneter Zeitpunkt, um neue Software-Lösungen einzuführen. Wir konnten unsere vordefinierten Standardprozesse gut auf das Unternehmen anwenden und so einen schnellen Launch garantieren.“
Seit Einführung hat DK Recycling über die Newtron eSourcing Lösung Ersatzteile und Dienstleistungen für insgesamt 4.5 Millionen Euro in Ampelauktionen erworben. Gemessen an der Total Cost of Ownership verzeichnet der Einkauf bereits heute Ersparnisse von über 20 Prozent. „Die Früchte der Änderungen sehen wir also jetzt schon“, resümiert Harms. „Wir hatten großes Glück mit dem Timing des neuen Managements, mit dem wir innerhalb eines Jahres erheblich umstrukturieren und Kurzarbeit zur Pandemie vermeiden konnten. Der Einkauf ist sicherlich kein kleiner Teil davon.“
Alle Aspekte des Prozesses – Aufsetzen der Ausschreibung, Auktion, Kaufvorgang – finden nun an einem Ort in der Newtron-Cloud statt. Das spart nicht nur Zeit in der Abwicklung: „Wir legen zu Anfang jeder Ausschreibung unsere Bedürfnisse und Konditionen genau fest. Die Lieferanten akzeptieren diese im Vorfeld und das Auktionssystem macht den Rest.“
Mittelfristig in der Pipeline steht die Integration über die Schnittstellen an das firmeneigene Enterprise Resource Planning System an. „Mit der ERP-Integration wollen wir erst einmal im neuen System sattelfest werden und so viele Prozesse wie möglich automatisieren. Es klappt bisher sehr gut“, sagt Harms. „Wie wir das Projekt darüber hinaus ausbauen, werden wir mit Newtron zusammen ausarbeiten. Ich habe schon viele Ideen, und auch Möglichkeiten und Einsatzgebiete für Newtron gibt es so einige.“
